#MitarbeiterMittwoch: Fünf Fragen an… Michaela Hansen, Clinical Workflow Specialist

In unregelmäßigen Abständen wollen wir Ihnen zum #MitarbeiterMittwoch Mitglieder des Imprivata Teams und ihre Aufgaben vorstellen. Außerdem berichten sie über ihre Erfahrungen bei der Einführung und dem Einsatz von Imprivata Lösungen und geben Tipps. Den Anfang der Serie „Fünf Fragen an…“ macht Michaela Hansen, seit 1. April 2025 als Clinical Workflow Specialist bei Imprivata angestellt, und neben Deutschland, Österreich und der Schweiz auch für Frankreich zuständig. 

Was macht eine Clinical Workflow Specialist bei Imprivata eigentlich?

Clinical Workflow Specialists schlagen die Brücke zwischen IT und den Anwendern im Krankenhaus. Unser Ziel ist es, dass sich die Investition in Imprivata für ein Krankenhaus maximal rentiert, sowohl in monetärer Sicht, aber auch im Sinne der Arbeitsqualität. Wir sorgen dafür, dass das Produkt den höchstmöglichen klinischen Nutzen bringt. Viele Mitarbeitende in Kliniken haben Berührungsängste mit IT-Produkten, geradeeben weil der Alltag mit den Patienten immer Vorrang hat. Bei IT schwingt immer die Angst mit, dass man ausgesperrt wird, es nicht gleich klappt oder es zu viel Zeit frisst, etc. Da ist es nur allzu verständlich, dass man lieber bei seinen eingefahrenen, gewohnten Prozessen bleibt, weil man immer im Hinterkopf hat, was ist, wenn das die Versorgung mit Patienten unterbricht? Wir Clinical Workflow Manager setzen genau hier an: Wir sorgen dafür, dass diese Berührungsängste abgebaut werden und die Patientenversorgung verbessert wird. Deshalb sind wir in unserem Imprivata Team auch regelmäßig noch als Pflegefachkräfte tätig.

Du hast Erfahrung in der Klinik als Pflegefachfrau, in der pharmazeutischen Industrie und in der IT: Gab es einen Moment in deiner klinischen Praxis, an den du dich erinnerst, wo IT ein echter Gamechanger war?

Ja, deswegen bin ich ja genau in diesen Job gewechselt. Ich sehe jeden Tag, wie viel Unterschied es machen kann, ob ein IT-Produkt gut oder schlecht eingeführt wurde. Das ist ja genau das Tolle an meinem Job: Es macht unheimlich Spaß, bei jedem Einsatz zu sehen, dass nach meinem Besuch alle Mitarbeitenden ihre Berührungsängste mit der neuen Technologie abgebaut haben und verstehen, wie sie die IT-Anwendungen gewinnbringend für sich einsetzen können. 

Während meiner Zeit als Pflegefachfrau habe ich selber gute und schlechte Produkteinführungen erlebt. Ich kenne beide Seiten und weiß daher, was es für einen Unterschied machen kann, wie eine Anwendung „an der Front“ eingeführt wird. Für mich ist es unglaublich, wie viel Geld oftmals in neue Technologien investiert wird, aber dabei das Personal, das am Ende mit diesen Produkten arbeiten muss, nicht „mitgenommen wird“ – manchmal wird die Schulung des Pflegepersonals schlicht vergessen. 

Der ausschlaggebende Moment war für mich, als ich selbst in einem hervorragenden Kurs zur Einführung einer neuen Infusionspumpe war. Das war für mich ein Aha-Erlebnis, wie gut eine Schulung sein kann und ich habe beschlossen, dass ich mir daran ein Vorbild nehmen möchte. 

Auch an meine Schulung auf EPIC habe ich sehr gute Erinnerungen. Diese verlief erfolgreich, weil sie von A bis Z gut durchgeplant war und diverse Qualitätsanforderungen vor der Einführung des Krankenhausinformationssystems festgelegt waren: Einerseits wurden Kliniker von Anfang an mit in den Prozess eingebunden, zum anderen wurde vorab festgelegt, dass bereits vor dem offiziellen „Go Live“ 80 Prozent der Kliniker geschult sein müssen. Ergänzt wurden diese Maßnahmen durch den offiziellen Support beim „Go Live“ sowie durch sogenannte „Champions“ für den Support direkt durch Kollegen.

Was fasziniert dich an Imprivata?

Unser Produkt ist wahnsinnig gut und deshalb ein Gamechanger für die Arbeitsabläufe in der Klinik. Es löst auf einen Schlag mehrere Probleme, die Kliniker mit der Digitalisierung haben. Denn im Zuge der Digitalisierung in den Kliniken werden immer mehr Plattformen für immer mehr Prozesse eingeführt. Und für diese gibt es immer mehr Log-in-Prozesse und Passwörter, die man sich merken muss– ein Teufelskreis. Viele Mitarbeitende sagen, dass die Digitalisierung keine Arbeitserleichterung für sie bedeutet, sondern mehr Arbeit als vorher. Das liegt daran, dass eben alles einzelne Applikationen sind, die fragmentiert sind. Unser Imprivata-IAM ist dabei logisch und so einfach: ein „Sesam öffne dich“ für dieses Problem. 

Ich erinnere mich gut an meinen letzten Klinikjob, bei dem ich zwei ganze Monate und etwa 20 Tickets an die IT brauchte, bis ich endlich alle Zugangsberechtigungen, die ich benötigte, hatte. In der Zwischenzeit muss man irgendwie trotzdem arbeiten und erfindet viele Workarounds. Wenn das Profil eines Mitarbeitenden von Anfang an richtig angelegt ist, erleichtert das allen die Arbeit. Und das sind nur exemplarisch zwei unserer Produkte, die einen sehr großen Unterschied im klinischen Ablauf bedeuten.

Im Alltag der Kliniken wird Digitalisierung Anfangs oft als Ballast wahrgenommen – wie überzeugst du das Klinikpersonal; gibt es einen Tipp von Dir, um Mitarbeitende für Digitalisierungsprojekte zu begeistern? 

Ja, das ist richtig. Viele Kliniker sagen, dass die digitalisierten Prozesse länger dauern als vorher. Und oftmals „fremdeln“ die verschiedenen Abteilungen – diese Berührungsängste und ein Unverständnis für die Arbeitsabläufe der anderen gibt es nicht nur auf Seiten der Kliniker, sondern auch bei der IT. Jeder ITler sollte sich daher einmal für zwei Stunden auf eine Station setzen, und jede Pflegekraft sollte sich auch mal zwei Stunden in die IT setzen. Jeder arbeitet in seinen Silos und spricht seine Sprache. Ich bin hier der Vermittler und Dolmetscher zwischen den Silos. 

Nach meinem Einsatz in einer Klinik werden daher idealerweise sogenannte Champions eingesetzt, die als Mentoren, Botschafter und Vorreiter in den Kliniken für den richtigen Einsatz der Imprivata-Produkte Vorbild sind und die Digitalisierung aus eigener Überzeugung in das Unternehmen tragen. Dafür muss man vernetztes Denken entwickeln, Hürden abbauen und Prozessverbesserungen anstoßen. Das spannende dabei ist, dass jeder Mitarbeitende Champion werden und als Digitalisierungs-Influencer sein Team begeistern kann. Dazu muss man kein ITler sein. 

Und wenn man den Mitarbeitenden bei den ersten Schulungen vor Augen führt, welche große Erleichterung der Einsatz unserer Produkte in ihrem Arbeitsalltag bietet, melden sich eigentlich immer sehr schnell Freiwillige, die als Vorreiter und Botschafter im Unternehmen tätig sein wollen. 

Natürlich muss die Bereitschaft von der Klinikleitung da sein, Zeit und das Personal für so ein Projekt freizustellen. Aber die besten Digitalisierungsinitiativen nützen nichts, wenn diese Prozesse nicht „von oben“ befürwortet werden. 

Wenn dir Kunden und Partner mal Zeit lassen (und du nicht für Imprivata unterwegs bist), wie verbringst du deine Freizeit?

Ich bin viel unterwegs für Imprivata, deswegen genieße ich meine Freizeit dann gerne zuhause, mit Freunden und beim Sport. Auch privat macht es mir Spaß, mich immer weiterzuentwickeln und Neues zu lernen. Daher mache ich aktuell noch meinen Master als Advanced Practice Nurse und bin im 3. Semester an der Hochschule München. Zudem bin ich weiterhin regelmäßig in einem Klinkum tätig, um auch im klinischen Alltag immer Up-to-Date zu bleiben. Im Pflegeberuf tut sich gerade unheimlich viel und es findet sozusagen ein Generationswechsel statt. Der beste Beweis dafür ist genau diese Umbenennung unseres Berufsstandes in „Pflegefachkraft“; die „Krankenschwester“ gehört also bald der Vergangenheit an. Wir erwarten eine neue Generation von Pflegefachpersonen, die kompetent, selbstbewusst und politisch engagiert den Beruf weiterentwickeln.